用友T1-商貿(mào)寶批發(fā)零售版快速使用學(xué)習(xí)手冊

第一步 核算賬套的建立和進入

一、雙擊“用友T1-商貿(mào)寶批發(fā)零售版客戶端”圖標(biāo)

二、歡迎使用系統(tǒng)登錄向?qū)?/span>à下一步à連接中間層服務(wù)器à下一步à選擇賬套à創(chuàng)建賬套à在賬套名稱處錄入公司的賬套名（可以為中文和字母）à選擇演示賬套或空賬套（學(xué)習(xí)使用時建議選擇演示賬套，正式使用選擇空賬套）à賬套建立成功

三、選擇賬套à光標(biāo)移至已建立的賬套名稱à下一步à選擇登錄用戶à用戶編號“demo”，身份驗證密碼為空à下一步à選擇日期à下一步à歡迎使用本系統(tǒng)à完成

     使用小竅門：1、如果您覺得進入賬套的步驟太繁瑣，可以在“歡迎使用本本系統(tǒng)”界面勾選“我希望今后在登錄時不使用向?qū)А?，便可直接進入“系統(tǒng)登錄”界面；2、如果您對原來的賬套名稱不滿意，可以先把原來的賬套數(shù)據(jù)備份起來，在進入“選擇賬套”界面點擊刪除后，重新建立一個您認為滿意的賬套名稱，然后以“demo"操作員的身份進入，進入主界面，維護中心à數(shù)據(jù)恢復(fù)à選中原來的賬套備份數(shù)據(jù)à確定à賬套恢復(fù)成功，請重新登錄賬套à確定。

第二步 基本信息的錄入

一、計量單位信息：基本信息à商品輔助信息à商品單位à添加à輸入計量單位的編號和名稱，其他可以為空à保存

二、商品信息：基本信息à商品信息à添加à光標(biāo)移到一級分類處à分類à輸入商品編碼、商品名稱等信息

    使用小竅門：1、首先要根據(jù)您公司所經(jīng)營商品的種類進行第一級分類，合理分配編碼；其次根據(jù)公司管理的需要再逐級分類；系統(tǒng)允許五級分類，最后一級為具體的商品名稱，將在畫面的右邊表格內(nèi)顯示；2、想要在同一級增加分類或商品信息，操作方法是：將光標(biāo)移到上一級分類處，點擊“添加”，然后輸入商品編碼、商品名稱等信息。

    商品信息是商貿(mào)寶管理系統(tǒng)中最重要的信息之一，為了讓用戶或初學(xué)者準(zhǔn)確理解商品卡片中各欄目的含義，特對商品卡片各欄目一一加以說明：

1、編碼：商品的編碼，貨號。為自編號，不得為空。

2、名稱：商品名稱不得為空。

3、助記碼：系統(tǒng)自動讀取，不必手工錄入。

4、條碼：本系統(tǒng)支持掃描槍輸入，你只需在基本信息中錄入該商品的條碼信息，錄單時再點擊“條碼掃描”按鈕，在條碼輸入欄使用掃描槍掃入條碼，即可帶出該商品關(guān)聯(lián)信息。可以在主菜單【維護中心】à【條碼打印】中打印商品條碼。

使用小竅門：商貿(mào)寶支持以上“1-4”四種查詢方式，因此一方面要保證輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，另一方面要保證單個商品信息的唯一性。

5、別名：商品的另一名稱?？梢詾榭?。

6、成本算法：指對已銷售商品和庫存商品的成本采取何種核算方式，具體包括加權(quán)移動平均、先進先出、后進先出和手工指定幾種算法。

    使用小竅門：1、如果您管理的商品要求輸入保質(zhì)期、提前報警天數(shù)，那么商品成本算法必須是手工指定法，因為其它幾種成本算法，在商品出庫時，無法指定出的是哪批商品；2、更改成本算法流程：維護中心à系統(tǒng)配置à成本算法à選中適合您公司的成本算法à保存à確定à更新成功

7、替代品：如果貨不夠，商家需要馬上找到替代品，詢問廠家是否需要。替代品能實現(xiàn)用戶此類需求。在商品信息檔案的編輯界面上增加替代品字段項，替代品值可以參照選擇目前商品檔案的任何商品，在商品信息檔案界面上增加替代品的查詢，其查詢過濾條件和商品的查詢過濾條件一樣，輸入查詢條件，例如：輸入商品編號1001，點放大鏡小圖標(biāo)，顯示出以此商品為替代品的所有商品。

8、保質(zhì)期：對于有些商品（食品或藥品），有一定的保質(zhì)期，保質(zhì)期字段可以按照年、月、天的方式錄入，例如：保質(zhì)期可以錄入1年、18個月、180天。保質(zhì)期計算是可以按照固定的1年＝365天；1月＝30天的方式計算保質(zhì)期到期日期。在后續(xù)單據(jù)編輯的時候輸入出廠日期（生產(chǎn)日期），系統(tǒng)自動計算商品到期日。

9、 提前報警天數(shù)：在此可以設(shè)置，商品在失效期提前幾天報警。系統(tǒng)根據(jù)公式：（出廠日期＋保質(zhì)期）－系統(tǒng)登陸日<=提前報警天數(shù) ，將符合此條件的商品顯示在"商品保質(zhì)期報警"報表中。

10、產(chǎn)地、規(guī)格、型號：直接輸入，可以為空。

11、自定義1、2、3：當(dāng)系統(tǒng)提供的商品屬性無法滿足用戶業(yè)務(wù)需要的時候（例如：想定義商品的質(zhì)地、主供應(yīng)商、品牌等）系統(tǒng)提供三個自定義項，滿足用戶個性化的需求。

12、單位價格：

  1)基本單位：建議您將該商品的最小計量單位設(shè)置為基本單位。

   使用小竅門：可以在下拉菜單中直接選中，如果菜單中沒有，可在橫線處直接輸入，然后回車，系統(tǒng)會詢問“沒有找到相應(yīng)的單位，是否錄入”，點“確定”就可以添加了。

　2)輔助單位：許多公司是批零兼營的，因此系統(tǒng)在提供基本計量單位設(shè)置的同時，可以設(shè)置最多二種輔助計量單位。使用方法是：在“輔助單位”右邊方框空白處單擊右鍵à增加à下拉菜單中選擇輔助計量單位à輸入換算率（如1件=6瓶，換算率則為6）à保存

  3）價格：a、價格1~5和零售價：可以在此分別輸入一個銷售預(yù)定價格，此處的每一個價格與往來單位中選擇的預(yù)設(shè)售價相關(guān)；b、最近進價：商品的最后進貨單位。進價可以根據(jù)價格跟蹤進行自動更新；c、最近售價：商品的最后銷售價格。售價可以根據(jù)價格跟蹤進行自動更新；d、最低售價：商品的最低銷售價格。

三、倉庫信息：基本信息à倉庫信息à添加à輸入倉庫的編號和名稱，其他可以為空（系統(tǒng)默認只有一種倉庫類型直營）à保存

四、地區(qū)信息：如果不需要按地區(qū)進行管理，可以不錄?；拘畔?/span>à地區(qū)à添加à輸入地區(qū)的編號和名稱，其他可以為空à保存

五、往來單位信息：一般先按“1客戶”和“2供應(yīng)商”進行一級分類，基本信息à往來單位à添加à輸入“1客戶”，“2供應(yīng)商”à在此基礎(chǔ)上進行下一級分類，把光標(biāo)移到“1客戶”à分類à進行下一級分類，供應(yīng)商的操作與此類似。

六、部門信息：如果要對公司內(nèi)部各部門進行業(yè)績考核，則要輸入此項信息，否則不需要。

七、內(nèi)部職工信息：暫時只要輸入管理員和操作員的姓名即可，因為要設(shè)定管理員和操作員的權(quán)限?；拘畔?/span>à內(nèi)部職工à添加à輸入職工的編號和姓名，其他可以為空à保存

第三步 設(shè)定管理員和操作員權(quán)限

一、用戶組設(shè)置：維護中心à用戶權(quán)限à用戶組設(shè)置à添加à“01操作員組”（系統(tǒng)已設(shè)有“管理員組”）

二、用戶組權(quán)限設(shè)置：對各用戶組設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，選中某一用戶組，選中界面右邊顯示的權(quán)限范圍（包括：基本信息、業(yè)務(wù)單據(jù)、報表統(tǒng)計、系統(tǒng)相關(guān)及其它幾個列表）中需要定義的權(quán)限即可授予某用戶組此項權(quán)限。

三、用戶管理：用戶添加à選中某一用戶à確定à光標(biāo)移至該用戶à添加所屬的用戶組à選中用戶組à確認。該用戶擁有此用戶組的全部權(quán)限，一個用戶可以從屬于多個用戶組。

第四步 期初建賬

一、期初庫存商品錄入：維護中心à期初建賬à期初庫存商品à選擇商品存放倉庫à期初庫存商品à顯示內(nèi)容à勾選“顯示數(shù)量為零” à全部列表à選定一具體的商品à點擊“修改期初”à錄入情況à添加或修改à錄入商品的數(shù)量及成本均價à保存。如果某一倉庫的期初庫存數(shù)據(jù)錄入完成后，可以在庫存期初錄入的主界面上點擊“查詢條件”，選擇其它倉庫繼續(xù)錄入?！?/span>

二、期初應(yīng)收應(yīng)付錄入：維護中心à期初建賬à期初應(yīng)收應(yīng)付[單位]à選定某一末級具體單位à修改期初à錄入期初應(yīng)收款或期初應(yīng)付款à保存。

第五步 正式開賬

維護中心à正式開賬à選擇開賬日期à正式開賬。便可以正式啟用用友T1-商貿(mào)寶批發(fā)零售版，進行正常的日常業(yè)務(wù)核算了。

    使用小竅門：在正式開賬前強烈建議進行數(shù)據(jù)備份，最好電腦和U盤雙備份，以便于日后的數(shù)據(jù)維護和管理。

第六步 日常業(yè)務(wù)核算

一、進貨業(yè)務(wù)：進貨管理à進貨入庫à進貨單à選擇往來單位名稱（供應(yīng)商）à選擇入庫庫房（商品存放倉庫）à選擇經(jīng)手人（進貨員）à把光標(biāo)移到商品名稱一欄à選擇商品à回車à輸入商品的數(shù)量和單價（進價）à選擇付款賬戶（現(xiàn)金或銀行存款）à在橫線上輸入付款金額，如果全部為賒購，則金額為0à單據(jù)過賬

使用小竅門：1、商品名稱查找時系統(tǒng)提供模糊查找功能，只要輸入商品助記碼的任何一個英文字母，按回車就可以輕松查到想要的商品名稱；2、輸入數(shù)量時要核對“單位”一欄是否正確，以免出錯；3、進貨支付定金的處理：1）支付定金時：進貨管理à付款à選擇“往來單位”和“經(jīng)手人”à科目編碼選擇現(xiàn)金或銀行存款à輸入支付的定金金額à單據(jù)過賬；2）收到商品時：流程同進貨業(yè)務(wù)，只是付款金額應(yīng)當(dāng)將原來的定金扣除，另外可以點擊“付款詳情”查看與該供應(yīng)商的賬目往來情況；4、已過賬單據(jù)的修改或刪除：信息中心à經(jīng)營歷程à條件選擇à選擇起始日期（可以在日期范圍內(nèi)選擇相應(yīng)的時間段，并且將“自動保存查詢時間段”打勾，您會發(fā)現(xiàn)在查詢時間范圍時已經(jīng)變得簡單很多）à確定à目錄à進貨類單據(jù)à進貨單à光標(biāo)移至要修改的單據(jù)à紅沖并復(fù)制à確定à修改相關(guān)內(nèi)容à審核人à單據(jù)過賬à單據(jù)保存成功。刪除單據(jù)的操作流程和修改單據(jù)的類似，前面的流程一樣，到“紅沖并復(fù)制”那步改為“紅字反沖”就可以了；5、進貨有附帶贈品問題：1）進貨單顯示格式設(shè)計：進貨管理à進貨入庫à進貨單à空白處右鍵單擊à單據(jù)格式à勾選“52贈品”一項à確定；2）贈品的輸單：在商品名稱一欄輸入贈品名稱à回車à數(shù)量一欄輸入贈品數(shù)量à單價一欄為“0” à在贈品一欄的方框內(nèi)打勾；6、進貨退貨和進貨換貨功能：與進貨單的操作流程大同小異，不再贅述。

二、銷售業(yè)務(wù)：銷售管理à銷售出庫à銷售單à選擇往來單位名稱（客戶）à選擇入庫庫房（商品存放倉庫）à選擇經(jīng)手人（出貨員）à把光標(biāo)移到商品名稱一欄à選擇商品à回車à輸入商品的數(shù)量和單價（售價）à選擇收款賬戶（現(xiàn)金或銀行存款）à在橫線上輸入收款金額，如果全部為賒銷，則金額為0à單據(jù)過賬

使用小竅門：1、商品名稱查找時系統(tǒng)提供模糊查找功能，只要輸入商品助記碼的任何一個英文字母，按回車就可以輕松查到想要的商品名稱；2、輸入數(shù)量時要核對“單位”一欄是否正確，以免出錯；3、銷售收取定金的處理：1）支付定金時：銷售管理à收款à選擇“往來單位”和“經(jīng)手人”à科目編碼選擇現(xiàn)金或銀行存款à輸入收到的定金金額à單據(jù)過賬；2）發(fā)出商品時：流程同銷售業(yè)務(wù)，只是收款金額應(yīng)當(dāng)將原來的定金扣除，另外可以點擊“收款詳情”查看與該客戶的賬目往來情況；4、已過賬單據(jù)的修改或刪除：信息中心à經(jīng)營歷程à條件選擇à選擇起始日期（可以在日期范圍內(nèi)選擇相應(yīng)的時間段，并且將“自動保存查詢時間段”打勾，您會發(fā)現(xiàn)查詢時間范圍會變簡單很多）à確定à目錄à銷售類單據(jù)à銷售單à光標(biāo)移至要修改的單據(jù)à紅沖并復(fù)制à確定à修改相關(guān)內(nèi)容à審核人à單據(jù)過賬à單據(jù)保存成功。刪除單據(jù)的操作流程和修改單據(jù)的類似，前面的流程一樣，到“紅沖并復(fù)制”那步改為“紅字反沖”就可以了；5、銷售有附帶贈品問題：1）銷售單顯示格式設(shè)計：銷售管理à銷售出庫à銷售單à空白處右鍵單擊à單據(jù)格式à勾選“52贈品”一項à確定；2）贈品的輸單：在商品名稱一欄輸入贈品名稱à回車à數(shù)量一欄輸入贈品數(shù)量à單價一欄為“0” à在贈品一欄的方框內(nèi)打勾；6、銷售退貨和銷售換貨功能：與銷售單的操作流程大同小異，這里也不再贅述。

三、倉庫調(diào)撥業(yè)務(wù)：庫存管理à倉庫調(diào)撥à選擇“同價調(diào)撥”還是“變價調(diào)撥”à選擇“出庫庫房”和“入庫庫房”à選擇經(jīng)手人à選擇要調(diào)撥的商品à輸入數(shù)量à單價要區(qū)別對待：同價調(diào)撥單價改為“0”，變價調(diào)撥單價為新價格à單據(jù)過賬

四、收款付款業(yè)務(wù)：錢流管理à收款或付款à收款單或付款單à選擇“往來單位”和“經(jīng)手人”à科目編碼選擇現(xiàn)金或銀行存款à輸入收到或支付款項的金額à回車à單據(jù)下半部分“結(jié)算金額”一列中輸入相對應(yīng)的結(jié)算金額（表示和該單據(jù)發(fā)生的債權(quán)債務(wù)已經(jīng)兩清）à單據(jù)過賬

使用小竅門：如果收到或支付的金額沒辦法和單據(jù)下半部分所列的收款單或付款單的金額相對應(yīng)，則在輸入完收到或支付款項的金額一欄后按回車，然后點擊畫面底下一欄的“自動分配”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)原單據(jù)發(fā)生的日期順序逐筆清償債權(quán)或債務(wù)。

五、單據(jù)的設(shè)計和使用

 單據(jù)包括業(yè)務(wù)單據(jù)和錢流單據(jù)。

（一）單據(jù)的顯示設(shè)置：進入單據(jù)畫面à光標(biāo)移至表體空白處à右鍵單擊à單據(jù)格式à更改顯示名稱（名稱一列不可更改）à顯示一列中勾選適合您公司管理需要的欄目à調(diào)整合適的寬度à確定

（二）單據(jù)的打印格式設(shè)置：進入單據(jù)畫面à“打印”下拉菜單à打印報表設(shè)計à文件à保存à基本樣式報表不能修改另存為其他報表格式à確定à報表樣式一à輸入報表樣式說明à確定

使用小竅門：1、如果要恢復(fù)成基本樣式，只要按以下流程操作即可：“打印”下拉菜單à報表樣式à基本樣式；2、單據(jù)表體設(shè)計：與電子表格類似，這里不再贅述；3、單據(jù)的取數(shù)：將光標(biāo)移至該欄à左鍵雙擊à字段à選擇數(shù)據(jù)字段（包括主項數(shù)據(jù)、細項數(shù)據(jù)、條件變量、系統(tǒng)變量四種）à選擇字段名稱（就是單據(jù)顯示的具體欄目名稱）à確認à確認à文件à保存；4、本頁小計公式設(shè)置：將光標(biāo)移至該欄à右鍵單擊à單元格屬性à數(shù)字à選擇顯示類型和小數(shù)點位數(shù)à確認à單元格類型à插入?yún)R總框à統(tǒng)計類型à合計à統(tǒng)計Band：DetailDatalà確認文件à保存；5、合計大寫金額設(shè)置：將光標(biāo)移至該欄à右鍵單擊à單元格屬性à數(shù)字à選擇顯示類型和小數(shù)點位數(shù)à確認à單元格類型à插入?yún)R總框à統(tǒng)計類型à合計à統(tǒng)計Band：MasterDatalà確認à屬性à轉(zhuǎn)換成大寫：下拉菜單中選擇“True” àXà文件à保存

六、報表的使用技巧：

報表主要在信息中心。

（一）單位轉(zhuǎn)換：主要是提供報表計量單位的轉(zhuǎn)換功能。在下拉菜單中選擇“基本單位”，則報表的計量單位顯示為基本單位；在下拉菜單中選擇“輔助單位一”，則報表的計量單位顯示為輔助單位一，依此類推。

（二）顯示內(nèi)容：1、分級顯示：在畫面左邊“目錄”中樹形排列，分級顯示，畫面右邊顯示該級分類的具體內(nèi)容；2、全部列表：在畫面右邊顯示最后一級分類的全部具體內(nèi)容；3、部分列表：把光標(biāo)移到某級分類上，然后選擇“部分列表”，畫面右邊將顯示該分類的全部具體內(nèi)容。

   使用小竅門：以《庫存狀況表》為例，進入該報表，假如您要了解全部商品的庫存情況，就在顯示內(nèi)容中選擇“全部列表”；假如您只要了解某類商品的庫存情況，先擊“目錄”，把光標(biāo)移到某類商品上，然后選擇“部分列表”，畫面右邊將顯示該類商品庫存情況；系統(tǒng)默認的是“分級顯示”。初級入門者可以多試幾遍，仔細體會，便能夠體會這三種顯示方式的不同用處。

（三）報表顯示設(shè)置：進入報表畫面à顯示內(nèi)容下拉菜單à格式設(shè)置à更改顯示名稱（名稱一列不可更改）à固定一列中勾選適合您公司管理需要的固定列項目à顯示一列中勾選適合您公司管理需要的活動列項目à調(diào)整合適的寬度à確定

（四）報表的打印格式設(shè)置：進入報表畫面à“打印”下拉菜單à打印報表設(shè)計à數(shù)據(jù)準(zhǔn)備中à文件à保存à基本樣式報表不能修改另存為其他報表格式à確定à報表樣式一à確定

使用小竅門：1、如果要恢復(fù)成基本樣式，只要按以下流程操作即可：“打印”下拉菜單à報表樣式à基本樣式；2、報表表體設(shè)計：與電子表格類似，這里不再贅述；3、報表的取數(shù)：將光標(biāo)移至該欄à左鍵雙擊à字段à選擇數(shù)據(jù)字段（包括主項數(shù)據(jù)、條件變量、系統(tǒng)變量三種）à選擇字段名稱（就是報表顯示的具體欄目名稱）à確認à確認à文件à保存；3、本頁小計公式設(shè)置：將光標(biāo)移至該欄à右鍵單擊à單元格屬性à數(shù)字à選擇顯示類型和小數(shù)點位數(shù)à確認à單元格類型à插入?yún)R總框à統(tǒng)計類型à合計à統(tǒng)計Band：DetailDatalà確認文件à保存。

第七步 數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)

一、數(shù)據(jù)備份：維護中心à數(shù)據(jù)備份à輸入備份文件名（一般為備份日期，如2010-01-01）à勾選“本地備份路徑”à雙擊文件存放位置à確定à備份à請稍后à賬套備份成功à確定

使用小竅門：系統(tǒng)設(shè)置了自動備份功能，設(shè)置流程如下：維護中心à系統(tǒng)配置à其他配置à7系統(tǒng)退出時自動進行備份à在“是否允許”一列中打勾à保存

二、數(shù)據(jù)恢復(fù)：維護中心à數(shù)據(jù)恢復(fù)à勾選“本地備份路徑”à原備份文件存放位置，找到后綴為“sub”的文件à單擊備份文件à確定à恢復(fù)à確定à請稍后à賬套恢復(fù)成功，請重新登錄賬套à確定

第八步 月結(jié)和年結(jié)

一、月結(jié)：錢流單據(jù)à月結(jié)存à選擇結(jié)存月份à選擇終止日期à結(jié)存à確定à結(jié)存完畢

二、年結(jié)：錢流單據(jù)à年結(jié)存à選擇結(jié)存年份à選擇終止日期à結(jié)存à確定à結(jié)存完畢

其他說明

一、對本軟件不是很熟悉的朋友，可以先建一個賬套，選擇演示賬套進入該賬套作一個大概的了解，該賬套操作員為demo，密碼為空，演示日期為2008年9月1日至9月30日。

二、本軟件演示/教學(xué)版的試用期為45天，從新建賬套正式開賬之日算起，到期將被限制使用，若要繼續(xù)使用，請向用友軟件公司購買正式版。

如有不詳請聯(lián)系：18696888183 小吳